Organiser un anniversaire en bateau privé : un calendrier dès douze semaines

Les semaines données ici sont une suggestion de préparation ; les seules dates fixes sont l'acompte et le solde de votre devis. Commencez par trois décisions, dans cet ordre : l'effectif, le bateau et la date.

L'effectif choisit le bateau. Jusqu'à 14 invités tiennent sur Carnaby 1, qui en porte 14, ou 15 avec le lit d'appoint de la Master Cabin (cabine à balcon du pont supérieur). De 15 à 21 invités, Carnaby 2 est le bateau. À 13 ou 14 invités, les deux conviennent, et Carnaby 1 a le tarif de bateau entier le plus bas : IDR 75 000 000 (≈ USD 4 601) contre IDR 129 000 000 (≈ USD 7 914) en 3 jours, 2 nuits.

Choisissez ensuite une date libre et une seconde, et demandez-nous les deux. Une privatisation commence à toute date libre, confirmée par écrit.

Convenez de qui décide quoi. Une personne tient l'argent, la liste des invités et les messages envoyés à nous ; une seconde porte la surprise. Deux personnes avec la même tâche produisent deux versions de l'effectif, et le devis suit le dernier chiffre envoyé. Ouvrez dès maintenant la liste des invités dans un document partagé, avec les noms tels qu'ils figurent sur le passeport, car la liste des pièces d'identité est nécessaire avant le départ.

Les vols fixent le jour d'arrivée, et tout le monde devrait atterrir la veille du départ. On rejoint Labuan Bajo par vol intérieur depuis Bali, Jakarta ou Surabaya : les invités de l'étranger y font donc correspondance. La page vols couvre les itinéraires, et la page hôtels un hôtel pour groupe.

À quatre semaines, préparez la surprise. Décidez qui prévient l'équipage, ce qu'on dit à la personne fêtée et ce qui se passe si la météo déplace le toast. La décoration, le gâteau et le photographe se demandent maintenant, pour que chacun ait un chiffre écrit avant le paiement final.

Le solde tombe juste après la marque des quatre semaines, 30 jours avant le départ : le gâteau et la décoration doivent donc être décidés d'ici là. Réservez l'hôtel de la veille du départ en un seul bloc, pour que le groupe se retrouve au petit-déjeuner et que la prise en charge se fasse une seule fois. Un Toyota HiAce emporte jusqu'à 12 personnes : un groupe de 14 ou plus a besoin d'un second véhicule ou d'un autocar plus grand sur demande, chiffré en ligne séparée.

La dernière semaine, le solde est réglé. Vérifiez que le reçu indique le bon effectif, le bon bateau et les bonnes dates, car un changement après ce point relève des conditions de changement de date. Un changement tardif coûte IDR 500 000, et un changement dans les deux dernières semaines est traité comme une annulation.

Envoyez aux invités une courte note de bagages : chaussures fermées pour Padar et Kelor, maillot et crème solaire respectueuse des récifs, une couche légère pour le soir et une tenue de fête pour le toast. Le guide des bagages donne la liste complète.

Envoyez-nous la liste finale des pièces d'identité. Une pièce d'identité est nécessaire pour chaque invité avant le départ, et la date exacte figure dans votre devis. Puis cessez d'ajouter des changements : l'équipage est briefé sur la dernière version que vous envoyez.

Matin : les invités se retrouvent au point de prise en charge à Labuan Bajo, et l'équipage accueille le groupe à bord. L'heure et le point de rendez-vous sont confirmés avec votre réservation. Le déjeuner suit, et la première marche est Kelor.

Mi-journée : la baignade à Manjarite est la première photo de groupe. Au crépuscule : Kalong, où les chauves-souris s'envolent environ 15 minutes après le coucher du soleil. Le gâteau monte quand le soleil tombe, et le dîner suit sur le pont. Les jours 2 et 3 sont les marches et les baignades, et la page du 3 jours, 2 nuits montre chaque escale.

Le capitaine fixe l'ordre des escales le jour même, et la météo décide de l'endroit du toast. Gardez la feuille de signaux sur une page et donnez-la à une seule personne, avec le gâteau, la playlist et l'ami du photographe nommés dessus. La page anniversaire détaille l'anniversaire.