Organizzare un compleanno su una barca privata: il calendario da dodici settimane prima

Le settimane qui sono un suggerimento di organizzazione; le uniche date fisse sono la caparra e il saldo del vostro preventivo. Partite da tre decisioni, in quest'ordine: quanti siete, quale barca, quale data.

Il numero di ospiti sceglie la barca. Fino a 14 ospiti c'è posto su Carnaby 1, che ne ospita 14, o 15 con il letto aggiuntivo nella Master Cabin (la cabina principale). Da 15 a 21 ospiti la barca è Carnaby 2. A 13 o 14 ospiti vanno bene entrambe, e Carnaby 1 ha la tariffa a barca più bassa: IDR 75.000.000 (≈ USD 4.601) contro IDR 129.000.000 (≈ USD 7.914) per 3 giorni e 2 notti.

Poi indicateci una data libera e una seconda, e chiedeteci la disponibilità di entrambe. Un charter privato parte in qualunque data libera, confermata per iscritto.

Stabilite chi decide cosa. Un organizzatore tiene il denaro, l'elenco degli ospiti e i messaggi con noi; una seconda persona cura la sorpresa. Due persone con lo stesso compito producono due versioni del numero di ospiti, e il preventivo segue l'ultimo numero che inviate. Aprite subito l'elenco in un documento condiviso, con i nomi come compaiono sul passaporto, perché l'elenco dei documenti serve prima della partenza.

I voli decidono il giorno di arrivo, e tutti dovrebbero atterrare il giorno prima della partenza. Labuan Bajo si raggiunge con un volo nazionale da Bali, Giacarta o Surabaya, quindi chi arriva dall'estero fa scalo su una di queste. La pagina dei voli spiega i collegamenti, e la pagina degli hotel parla di un hotel per il gruppo.

A quattro settimane preparate la sorpresa. Decidete chi avvisa l'equipaggio, cosa si dice al festeggiato e cosa succede se il meteo sposta il brindisi. Decorazione, torta e fotografo si chiedono adesso, così ognuno ha una cifra scritta prima del pagamento finale.

Il saldo scade poco dopo le quattro settimane, 30 giorni prima della partenza, quindi torta e decorazione vanno decise entro quella data. Prenotate l'hotel per la notte prima della partenza in un unico blocco, così il gruppo fa colazione insieme e il transfer avviene una volta sola. Un Toyota HiAce ha posto per 12 persone, quindi da 14 ospiti in su servono un secondo mezzo o un pullman più grande su richiesta, quotato come voce a parte.

Nell'ultima settimana il saldo è pagato. Controllate che la ricevuta riporti il numero giusto di ospiti, la barca giusta e le date giuste, perché da questo momento una modifica rientra nelle condizioni sul cambio data. Una modifica tardiva costa IDR 500.000, e una modifica nelle ultime due settimane è trattata come una cancellazione.

Mandate agli ospiti un breve promemoria per la valigia: scarpe chiuse per Padar e Kelor, costume e crema solare adatta alla barriera, un capo leggero per la sera e un abito elegante per il brindisi. La guida alla valigia ha l'elenco completo.

Mandateci l'elenco definitivo dei documenti. Per ogni ospite serve un documento d'identità prima della partenza, e la data esatta è nel vostro preventivo. Poi smettete di aggiungere modifiche: l'equipaggio viene istruito sull'ultima versione che inviate.

Mattina: gli ospiti si trovano al punto di ritrovo a Labuan Bajo e l'equipaggio accoglie il gruppo a bordo. Orario e punto d'incontro si confermano con la prenotazione. Segue il pranzo, e la prima camminata è a Kelor.

A metà giornata: il bagno a Manjarite è la prima foto di gruppo. Al crepuscolo: Kalong, dove i pipistrelli partono circa 15 minuti dopo il tramonto. La torta arriva mentre il sole scende, e la cena segue sul ponte. Il giorno 2 e il giorno 3 sono camminate e bagni, e la pagina dei 3 giorni e 2 notti mostra ogni tappa.

Il capitano decide l'ordine delle tappe il giorno stesso, e il meteo decide dove si brinda. Tenete la scaletta in una pagina sola e datela a una persona, con torta, playlist e l'amico fotografo indicati. La pagina sul compleanno spiega il compleanno nel dettaglio.