Eine Geburtstagsreise auf dem Privatboot planen, mit Zeitplan ab zwölf Wochen vorher

Die Wochen hier sind ein Planungsvorschlag; die einzigen festen Termine sind Anzahlung und Restzahlung in deinem Angebot. Fang mit drei Entscheidungen an, in dieser Reihenfolge: Gruppengröße, Schiff, Datum.

Die Gruppengröße wählt das Schiff. Bis 14 Gäste passen auf Carnaby 1, das 14 fasst, oder 15 mit dem Zusatzbett in der Master Cabin (Oberdeck, mit Balkon). Von 15 bis 21 Gästen ist Carnaby 2 das Schiff. Bei 13 oder 14 Gästen passen beide, und Carnaby 1 hat den niedrigeren Preis fürs ganze Schiff: IDR 75.000.000 (≈ USD 4.601) gegenüber IDR 129.000.000 (≈ USD 7.914) für 3 Tage, 2 Nächte.

Such dir dann ein freies Datum und ein zweites aus und frag uns nach beiden. Eine Privatcharter startet an jedem freien Datum, schriftlich bestätigt.

Legt fest, wer was entscheidet. Eine Person verwaltet das Geld, die Gästeliste und die Nachrichten an uns; eine zweite verantwortet die Überraschung. Zwei Leute mit derselben Aufgabe erzeugen zwei Versionen der Gruppengröße, und das Angebot folgt der letzten Zahl, die du schickst. Leg jetzt die Gästeliste in einem gemeinsamen Dokument an, mit den Namen wie im Reisepass, denn die Ausweisliste braucht es vor der Abfahrt.

Die Flüge bestimmen den Anreisetag, und alle sollten am Tag vor der Abfahrt landen. Labuan Bajo erreichst du mit einem Inlandsflug von Bali, Jakarta oder Surabaya, Gäste aus dem Ausland steigen also über einen dieser Orte um. Die Seite zu den Flügen behandelt die Wege, die Seite zu den Hotels ein Gruppenhotel.

Bei vier Wochen briefst du die Überraschung. Entscheide, wer die Crew einweiht, was der Ehrengast erfährt und was passiert, wenn das Wetter das Anstoßen verschiebt. Deko, Torte und Fotograf fragst du jetzt an, damit jeder Punkt vor der Schlusszahlung eine schriftliche Zahl hat.

Der Rest wird kurz nach der Vier-Wochen-Marke fällig, 30 Tage vor der Abfahrt, Torte und Deko sollten bis dahin entschieden sein. Buch das Hotel für die Nacht vor der Abfahrt als Block, damit die Gruppe gemeinsam frühstückt und die Abholung einmal stattfindet. Ein Toyota HiAce fasst bis zu 12, eine Gruppe ab 14 braucht also ein zweites Fahrzeug oder auf Anfrage einen größeren Bus, als eigene Position berechnet.

In der letzten Woche ist der Rest beglichen. Prüf, dass auf dem Beleg die richtige Gruppengröße, das richtige Schiff und die richtigen Daten stehen, denn eine Änderung ab jetzt fällt unter die Bedingungen zur Terminänderung. Eine späte Änderung kostet IDR 500.000, und eine Änderung in den letzten zwei Wochen gilt als Stornierung.

Schick den Gästen eine kurze Packnotiz: geschlossene Schuhe für Padar und Kelor, Badesachen und Sonnencreme, die dem Riff nicht schadet, eine leichte Schicht für den Abend und ein festliches Outfit fürs Anstoßen. Die vollständige Liste steht im Ratgeber zur Kleidung.

Schick uns die endgültige Ausweisliste. Für jeden Gast braucht es vor der Abfahrt einen Ausweis, das genaue Datum steht in deinem Angebot. Dann hör auf, Änderungen nachzuschieben: Die Crew wird nach der letzten Version gebrieft, die du schickst.

Vormittag: Die Gäste treffen sich am Abholpunkt in Labuan Bajo, und die Crew begrüßt die Gruppe an Bord. Uhrzeit und Treffpunkt bestätigen wir mit deiner Buchung. Danach gibt es Mittagessen, und die erste Wanderung ist Kelor.

Mittag: Das Bad bei Manjarite ist das erste Gruppenfoto. Dämmerung: Kalong, wo die Flughunde etwa 15 Minuten nach Sonnenuntergang abfliegen. Die Torte kommt hoch, wenn die Sonne sinkt, und das Abendessen folgt an Deck. Tag 2 und Tag 3 gehören den Wanderungen und dem Baden, und die Seite zu 3 Tagen, 2 Nächten zeigt jeden Stopp.

Die Reihenfolge der Stopps legt der Kapitän am Tag fest, und das Wetter bestimmt die Stelle fürs Anstoßen. Halte den Ablaufzettel auf einer Seite und gib ihn einer einzigen Person, mit Torte, Playlist und dem Freund mit der Kamera darauf. Den Geburtstag selbst erklärt die Seite zum Geburtstag genauer.