Planear un viaje de cumpleaños en barco privado: calendario desde doce semanas antes

Las semanas de aquí son una sugerencia de planificación; las únicas fechas fijas son el depósito y el saldo de su presupuesto. Empiece por tres decisiones, en este orden: cuántos son, qué barco y qué fecha.

El número de personas elige el barco. Hasta 14 invitados caben en Carnaby 1, que admite 14, o 15 con la cama extra de la Master Cabin (camarote de la cubierta superior con balcón). De 15 a 21 invitados, el barco es Carnaby 2. Con 13 o 14 caben los dos, y Carnaby 1 tiene la tarifa de barco completo más baja: IDR 75.000.000 (≈ USD 4.601) frente a IDR 129.000.000 (≈ USD 7.914) por 3 días y 2 noches.

Después elija una fecha libre y una segunda, y pídanos las dos. Un chárter privado empieza en cualquier fecha libre, con confirmación por escrito.

Acuerden quién decide qué. Una persona organiza el dinero, la lista de invitados y los mensajes con nosotros; otra se ocupa de la sorpresa. Dos personas con el mismo trabajo producen dos versiones del número de personas, y el presupuesto sigue la última cifra que envíe. Abra ya la lista de invitados en un documento compartido, con los nombres tal como figuran en el pasaporte, porque la lista de documentos hace falta antes de zarpar.

Los vuelos deciden el día de llegada, y todos deberían aterrizar el día antes de zarpar. A Labuan Bajo se llega en vuelo doméstico desde Bali, Yakarta o Surabaya, así que los invitados del extranjero conectan por uno de ellos. La página de vuelos explica las rutas, y la de hoteles trata del hotel para un grupo.

A las cuatro semanas, concrete la sorpresa. Decida quién se lo cuenta a la tripulación, qué se le dice al homenajeado y qué pasa si el tiempo cambia el lugar del brindis. La decoración, la tarta y un fotógrafo se piden ahora, para que cada uno tenga una cifra por escrito antes del pago final.

El saldo vence justo después de la marca de las cuatro semanas, 30 días antes de la salida, así que la tarta y la decoración deben estar decididas para entonces. Reserve el hotel de la noche anterior a la salida en un solo bloque, para que el grupo se reúna en el desayuno y la recogida ocurra una sola vez. Una Toyota HiAce lleva hasta 12 personas, así que un grupo de 14 o más necesita un segundo vehículo o un autocar mayor a petición, presupuestado en su propia línea.

En la última semana el saldo ya está liquidado. Compruebe que el recibo indica el número de personas, el barco y las fechas correctos, porque un cambio a partir de aquí cae bajo las condiciones de cambio de fecha. Un cambio tardío cuesta IDR 500.000, y un cambio en las dos últimas semanas se trata como una cancelación.

Envíe a los invitados una nota breve de qué llevar: calzado cerrado para Padar y Kelor, bañador y protector solar apto para arrecifes, una prenda ligera para la tarde y un atuendo elegante para el brindis. La guía de qué llevar tiene la lista completa.

Envíenos la lista final de documentos. Se necesita el documento de cada invitado antes de zarpar, y la fecha exacta figura en su presupuesto. Después deje de añadir cambios: la tripulación recibe las instrucciones de la última versión que envíe.

Por la mañana: los invitados se reúnen en el punto de recogida en Labuan Bajo y la tripulación da la bienvenida al grupo a bordo. La hora y el punto de encuentro se confirman con su reserva. Sigue el almuerzo, y la primera caminata es Kelor.

Al mediodía: el baño en Manjarite es la primera foto de grupo. Al anochecer: Kalong, donde los murciélagos salen unos 15 minutos después de la puesta de sol. La tarta sube cuando cae el sol, y la cena sigue en cubierta. El día 2 y el día 3 son de caminatas y baños, y la página de 3 días y 2 noches muestra cada parada.

El capitán fija el orden de las paradas el mismo día, y el tiempo decide el lugar del brindis. Mantenga la hoja de señales en una sola página y désela a una sola persona, con la tarta, la lista de música y el amigo del fotógrafo apuntados en ella. La página de cumpleaños explica el cumpleaños con detalle.