Caparra e saldo di un viaggio di gruppo: come raccogliere i soldi dagli amici per una sola barca

Un charter di gruppo è una sola prenotazione a un solo nome, e il nome è il vostro. Ci mandate l'occasione, il numero di ospiti e le date, vi mandiamo un preventivo scritto, e pagate ciò che dice il preventivo. I vostri amici non vedono la nostra fattura a meno che non la giriate voi.

In pratica diventate la banca del gruppo. Anticipate la caparra, tenete i soldi fino alla scadenza del saldo, e siete la persona a cui scriviamo se cambiano una data o il numero di ospiti. Fila tutto liscio finché decidete come si muovono i soldi prima di chiedere a chiunque di mandare un euro.

Qui sotto trovate i due pagamenti che contano, un calendario da copiare e alcuni esempi calcolati. Le tariffe sono quelle 2026 delle barche, e le condizioni di pagamento sono le nostre condizioni di prenotazione.

Un charter privato ha due pagamenti. Il primo è la caparra del 50 per cento del totale della barca intera, da versare quando accettate il preventivo. Blocca la data e la barca. Il secondo è il saldo, che scade 30 giorni prima della partenza.

Contando all'indietro dalla data di partenza il calendario è questo:

• Il giorno in cui accettate il preventivo: la caparra è dovuta da voi.
• Una settimana prima della nostra data di saldo: la vostra scadenza perché gli amici vi paghino la loro quota. Questa la fissate voi, non noi.
• 30 giorni prima della partenza: il saldo è dovuto a noi.
• Prima della partenza: i dati del passaporto o documento di ogni ospite, alla data indicata nel vostro preventivo.

Lasciare una settimana tra la vostra scadenza e la nostra non costa nulla e toglie molto stress. I bonifici internazionali richiedono tempo, qualcuno paga sempre all'ultimo giorno, e le chat di gruppo si spengono nei weekend. Una settimana assorbe tutto questo.

Un consiglio da chi organizza: mettete entrambe le date nella chat di gruppo il giorno in cui prenotate, con l'importo a persona e il modo di pagare. Un solo messaggio con le cifre evita gran parte dei solleciti.

Dodici amici su Carnaby 1. La barca intera per 3 giorni e 2 notti costa IDR 75.000.000 (≈ USD 4.601), quindi ogni quota è IDR 6.250.000 (≈ USD 383). La parte di caparra di ogni amico è il 50 per cento di quella quota, e il resto è dovuto con il saldo. La fascia 11-14 ospiti arriva fino a 14.

Per 15 su Carnaby 2 vale la fascia 13-16 ospiti. La barca costa IDR 129.000.000 (≈ USD 7.914), cioè IDR 8.600.000 (≈ USD 528) a persona. Sedici è il tetto di quella fascia, quindi un sedicesimo amico non costa nulla in più al gruppo sulla tariffa a barca intera.

Diciotto su Carnaby 2 passano alla fascia 17-21. La barca costa IDR 140.000.000 (≈ USD 8.589) e la quota è IDR 7.780.000 (≈ USD 477). Il passaggio a quella fascia avviene a 17, quindi la tariffa della barca sale al diciassettesimo ospite, e la quota a testa scende di nuovo man mano che la barca si riempie verso i 21.

Le cifre a persona su questa pagina sono arrotondate, quindi possono differire dalla vostra divisione di qualche migliaio di rupie. L'importo esatto lo fissiamo nel preventivo scritto.

Due cose vanno chiarite prima di dire a qualcuno la sua quota. Se il gruppo copre il festeggiato, dividete il totale della barca intera per il numero di ospiti paganti e non per il numero totale di persone. E i biglietti del parco sono fuori dalla tariffa, a IDR 250.000 per un ospite straniero e IDR 50.000 per un ospite indonesiano in un giorno feriale, IDR 75.000 nei weekend. Raccoglieteli in aggiunta, e dite fin dal primo messaggio che sono a parte, così nessuno scambia la quota della barca per il conto intero.

Chi paga cosa: la tariffa copre barca, equipaggio, trasferimento dal porto, pasti, caffè, tè e acqua, snack e frutta, asciugamani, giubbotti di salvataggio e attrezzatura da snorkeling. Voi pagate biglietti del parco, voli, hotel, assicurazione e mance all'equipaggio. Guida e documentazione in un charter privato sono su richiesta, quotate a parte.

Accettiamo un link di pagamento con carta di credito, Wise, Revolut, PayPal, QRIS, Alipay, WeChat Pay tramite un partner di pagamento e bonifico bancario in rupie. Il link per la carta mostra la sua commissione in fattura. PayPal ha una commissione del 7,2 per cento.

I vostri amici non devono usare nessuno di questi. Possono pagare voi con qualunque app che già usate insieme, e voi pagate noi una volta sola, nel modo che costa meno al gruppo. Se i vostri amici vivono in tre paesi, fate comunque un solo bonifico a noi, e il costo del cambio resta tra voi e la vostra banca.

Tenete un solo registro, semplice. Un foglio condiviso con ogni nome, l'importo dovuto, la data di pagamento e il metodo basta, e risponde a ogni domanda su chi ha pagato. Scrivete l'importo che avete raccolto accanto a quello che ci avete mandato alla data del saldo.

Se la caparra la dividono due persone, la prenotazione resta comunque a un solo nome. Se volete un secondo pagante in fattura, diteci quando accettate il preventivo e confermiamo per iscritto come si gestisce.

Annullare l'intero viaggio segue le condizioni di KEXI. Se annullate 60 o più giorni prima della partenza, si rimborsa il 50 per cento. Da 30 a 59 giorni è il 25 per cento. Entro 30 giorni non si rimborsa nulla. Un cambio di data 30 o più giorni prima non costa nulla, e da 14 a 29 giorni prima costa IDR 500.000.

Un amico che rinuncia è diverso dalla fine del viaggio, perché la tariffa a barca intera è fissata dalla fascia. Undici ospiti su Carnaby 1 pagano IDR 75.000.000 (≈ USD 4.601). A dieci la fascia è 7-10 ospiti e la tariffa è IDR 73.000.000 (≈ USD 4.479). Un cambio del numero di ospiti dopo il preventivo è un nuovo preventivo, e confermiamo la nuova cifra prima che incida su ciò che dovete.

Decidete quindi presto chi porta il rischio se qualcuno si ritira tardi. Alcuni gruppi incassano la quota intera in anticipo e la rimborsano se l'amico trova un sostituto; altri stabiliscono che la quota non è rimborsabile una volta versata la caparra. Vanno bene entrambe. Quello che va storto è una divisione su cui nessuno si è messo d'accordo prima di muovere i soldi.

Se la Carnaby prenotata non può partire per un motivo fuori dal nostro controllo, vi organizziamo una barca sostitutiva della stessa classe nella stessa data, senza costi aggiuntivi. Oppure vi rimborsiamo per intero entro 14 giorni.

Tenetelo breve, con le cifre dentro. Quest'ordine funziona:

• L'occasione, le date e la barca, così nessuno chiede per cosa sta pagando.
• L'importo a persona per la barca, e il biglietto del parco su una riga a parte.
• La vostra scadenza, una settimana prima della nostra, e come pagare voi.
• Cosa non è nella tariffa: voli, hotel, assicurazione, mance all'equipaggio ed eventuali bevande. L'assicurazione di viaggio è consigliata.
• Cosa vi serve da tutti: il nome come scritto sul passaporto o documento.

Mandatelo una volta e fissatelo in alto. Non accettate il preventivo finché abbastanza amici non hanno detto di sì, perché la caparra la portate voi finché non vi restituiscono i soldi. Se il gruppo sta ancora decidendo, chiedeteci prima il preventivo e tenetelo nella chat, così tutti vedono la stessa cifra.